Question Représentants du Personnel :
Lorsqu’un Agent est amené à partir en Formation ou en Déplacement à la demande de son service, est-il normal que celui-ci soit dans l’obligation d’avancer ses Frais d’Hôtel et Autres sachant que ceux-ci sont parfois remboursés jusqu’à 2 mois après ?
De même, lorsque l’Agent demande une avance sur Frais, la gestion de celle-ci est parfois compliquée entre le versement et la reprise avec, par exemple, une avance prélevée sur le salaire du Mois M+1 alors que cette même avance n’a pas été versée sur le salaire M.
De plus, avec le barème au forfait, l’Agent subit une part imposable sur les frais et n’est donc pas intégralement remboursé. L’Agent peut-il opter pour le régime du barème au forfait ou pour le régime des frais réels ? Pouvez-vous nous rappeler la Procédure ?
Enfin, au sein de la DR Aquitaine Nord, pourquoi la politique de voyage (TRHIPS) n’est pas appliquée dans tous les services alors que celle-ci s’applique totalement dans d’autres DR ?
Réponse de la Direction :
Lorsqu’un salarié est amené à engager des dépenses pour son départ en formation, il a la possibilité de solliciter une avance sur frais de déplacements
via GTA (Espaces « mes frais », onglet « création d’avances »).
Cette avance est versée sous 5 jours ouvrés sur le compte bancaire du salarié, le versement de l’avance apparaît sur le bulletin de paie du mois
suivant pour l’écriture comptable.
Le remboursement des frais est effectué dès lors que la note de frais est validée par le manager, la reprise de l’avance se fait de façon simultanée si la case a été cochée, à défaut l’avance sera reprise automatiquement 2 mois après la date de la demande.
Le remboursement aux frais réels ne permet pas, sauf demande préalable expresse et circonstanciée au manager et accord de celui-ci, de s’affranchir du plafond du forfait relatif à la dépense.
Il a donc, sous la réserve ci-dessus, le choix entre remboursement au forfait et aux frais réels.
Lorsque ces frais sont remboursés au forfait, les dépassements du barème ACCOS (organisme qui définit les barèmes de référence) sont considérés comme une rémunération complémentaire et doivent donc être soumis aux contributions salariales, aux cotisations patronales et à la fiscalité sur les revenus.
Cette mise en conformité est effective pour Enedis, GrDF et leurs salariés depuis le 1er juillet 2017.
(cf Guide note de frais).
Le portail voyages THRIPS est uniquement utilisé par le BAG (Bureau des Affaires Générales), conformément à la Politique Déplacements Professionnels à la Direction Régionale Aquitaine Nord du 01/06/2019.